О клиенте
Разработчик сложных высокотехнологичных решений для промышленности, энергетики и транспорта. Рост компании привёл к кратному увеличению документации, и прежние подходы перестали справляться с нагрузкой.Задача
Документооборот держался на ручных операциях и был распределён по разным инструментам. Договоры терялись в почтовой переписке, первичка оседала на сетевых дисках, а доверенности требовали бумажного оформления и личного обхода руководителей. Это замедляло процессы и повышало вероятность ошибок, особенно при взаимодействии с контрагентами.
Ключевые цели проекта:
- объединить внутренний и внешний документооборот в одной системе;
- автоматизировать создание и согласование договоров, первичной документации и доверенностей;
- выстроить прозрачное архивное хранение с возможностью быстрого поиска;
- обеспечить бесшовную интеграцию с уже работающими корпоративными решениями.
Решение
Платформа ELMA365 стала единой средой для полного жизненного цикла документов. Специалисты Awara IT настроили процессы и обучили ключевых пользователей, после чего система была запущена в промышленную эксплуатацию.
Что было сделано:
- Разработаны шаблоны договоров и первички: ключевые поля заполняются автоматически, ручной ввод сведён к минимуму.
- Настроены гибкие маршруты согласования, которые сами определяют последовательность визирующих лиц на основе оргструктуры и ролей.
- Реализовано автоматическое присвоение регистрационных номеров и выгрузка данных в смежные учётные системы, что исключило дублирование информации.
- Организован структурированный электронный архив с разграничением прав доступа и поиском по реквизитам.
В результате компания получила прозрачный и управляемый документооборот, сократила сроки согласования и практически исключила ошибки, связанные с человеческим фактором.