О клиенте

Разработчик сложных высокотехнологичных решений для промышленности, энергетики и транспорта. Рост компании привёл к кратному увеличению документации, и прежние подходы перестали справляться с нагрузкой.

Задача

Документооборот держался на ручных операциях и был распределён по разным инструментам. Договоры терялись в почтовой переписке, первичка оседала на сетевых дисках, а доверенности требовали бумажного оформления и личного обхода руководителей. Это замедляло процессы и повышало вероятность ошибок, особенно при взаимодействии с контрагентами.

Ключевые цели проекта:

• объединить внутренний и внешний документооборот в одной системе;
• автоматизировать создание и согласование договоров, первичной документации и доверенностей;
• выстроить прозрачное архивное хранение с возможностью быстрого поиска;
• обеспечить бесшовную интеграцию с уже работающими корпоративными решениями.

Решение

Платформа ELMA365 стала единой средой для полного жизненного цикла документов. Специалисты Awara IT настроили процессы и обучили ключевых пользователей, после чего система была запущена в промышленную эксплуатацию.

Что было сделано:

• Разработаны шаблоны договоров и первички: ключевые поля заполняются автоматически, ручной ввод сведён к минимуму.
• Настроены гибкие маршруты согласования, которые сами определяют последовательность визирующих лиц на основе оргструктуры и ролей.
• Реализовано автоматическое присвоение регистрационных номеров и выгрузка данных в смежные учётные системы, что исключило дублирование информации.
• Организован структурированный электронный архив с разграничением прав доступа и поиском по реквизитам.

В результате компания получила прозрачный и управляемый документооборот, сократила сроки согласования и практически исключила ошибки, связанные с человеческим фактором.