Microsoft Dynamics NAV в отелях Sokos

Сеть финских отелей Sokos продолжает развивать партнерство с Microsoft Dynamics NAV.

Sokos Hotels – крупнейшая финская гостиничная сеть, в которую входит более 40 отелей в Финляндии, Эстонии и России. Кроме удобных и просторных номеров Sokos Hotels предлагает гостям конференц-услуги, поддержку в организации и проведении разнообразных мероприятий. В гостиницах Sokos расположены рестораны брендов Sevilla, Dans Le Noir, Bridges, SPA бар, Garden Café с традиционными блюдами европейской, азиатской и других национальных кухонь. Также в распоряжении гостей отеля спа и фитнесс-центры.

К моменту выхода Sokos на российский рынок требовалось разработать и внедрить процессы продаж, финансов, сервиса. Эти процессы должны были полностью отвечать российскому законодательству, бухгалтерскому и налоговому учету, а также соответствовать жестким корпоративным стандартам.

В 2016 году Sokos Hotels перешли на Microsoft Dynamics NAV 2016, поскольку производительность предыдущей версии системы перестала удовлетворять новым требованиям российского и финского руководства.

На новую платформу перенесены ключевые доработки:

  • Интеграции с фронт-офисом гостиниц. Opera для учета расчетов с гостями отелей; Micros Material Control для учета складских операций
  • Управление казначейством: управление согласованием заявок на оплату, график платежей
  • Формирование финансовой отчетности для головной компании; модуль трансформации российской отчетности в стандарты МСФО.

  

Переход в общий центр обслуживания

Параллельно с переходом на новую версию команда Awara IT реализовывала более глобальный проект по переводу функций бухгалтерии и управления финансами Sokos Hotels в ОЦО компаниями группы SOK в России. Требовалось максимально унифицировать процессы бухгалтерии и подготовки финансовой отчетности, в том числе по их отражению в новой Dynamics NAV. Переход в единый центр управления повысил эффективность управления группой компаний за счет получения всей информации о деятельности в едином ERP-пространстве.

Для удобства управления многочисленными договорами с поставщиками и клиентами отеля Awara IT предложила систему управления документооборотом на базе Microsoft Sharepoint. Портал интегрирован с Dynamics NAV и приложениями Office.

В новой системе управления договорами реализовано автоматическое формирование договоров на базе шаблонов, автоматизировано управление процессом согласования договора и дополнительных соглашений. Сформировано единое электронное хранилище договоров с индексным поиском.

Внедрена система управления заявками на оплату и закупку с формированием и согласованием заявок на приобретение ТМЦ и заявок на оплату.
  

Результаты

  • Успешно функционирует единый центр обслуживания SOK.
  • Итоговая внедренная система интегрирована со всеми внутренними системами, использующимися в отеле: с системой бронирования, складской системой, системой учета рабочего времени и расчета заработной платы, системой банк-клиент.
  • Разработанные алгоритмы позволяют оптимально обрабатывать информацию о выручке. С одной стороны количество бумажных документов сводится к минимуму, а с другой – система полностью удовлетворяет требованиям законодательства, предъявляемого к учету гостиничных услуг.
  • Внедрен Awara IFRS Reporter – инструмент для формирования управленческой и международной отчетности.

  

Платформы

  • Microsoft Dynamics NAV 2016
  • Awara IFRS Reporter
  • Microsoft Sharepoint
  • Microsoft Office

#DynamicsNAV #AwaraIT #rollout #IFRS #Microsoft